La realidad de la gestión financiera
En la mayoría de empresas pequeñas y medianas, el tiempo es el recurso más escaso. Y sin embargo, hay un trabajo silencioso, constante, que consume horas y energía sin aportar valor directo: perseguir facturas.
Cada vez que un proveedor tarda en enviar la suya, o un cliente se retrasa en pagar, alguien del equipo tiene que levantar el teléfono, escribir un email, revisar carpetas, buscar en el Drive, volver a insistir… Un proceso repetitivo, poco visible, pero inevitable.
Lo llamamos el "impuesto invisible" de la gestión financiera. No está en la cuenta de resultados, no aparece en el Excel de gastos, pero se paga todos los meses. Es el coste en tiempo, frustración y oportunidades perdidas de los fundadores, del CFO o del administrativo que podría estar haciendo tareas más estratégicas.
En números, este impuesto puede llegar a ser brutal. Una persona dedicando 2 horas semanales a perseguir facturas son más de 100 horas al año. Multiplica eso por el coste hora de alguien del equipo, y verás cómo se convierte en miles de euros que nadie había presupuestado.
No solo es la recogida
El problema no termina cuando la factura aparece en la bandeja de entrada. Al contrario: muchas veces empieza ahí.
Facturas que nunca llegan: algunos proveedores simplemente olvidan enviarlas o las mandan tarde, generando huecos en la contabilidad y estrés a final de trimestre.
Archivos duplicados: diferentes versiones de una misma factura, con nombres cambiados como "Original_final_v2.pdf", que confunden y multiplican errores.
Correos que se pierden: facturas enterradas entre newsletters, notificaciones automáticas o conversaciones internas, difíciles de rastrear semanas después.
Todo esto desemboca en la dependencia humana. Hoy en día, demasiadas empresas dependen de que alguien se acuerde de revisar, insistir o reenviar. Y esa fragilidad se traduce en retrasos en pagos, declaraciones fiscales con información incompleta o incluso sanciones por errores evitables.
Lo crítico es entender que este "impuesto invisible" no solo se paga en tiempo, sino también en riesgo: cada factura perdida es un agujero en la foto financiera de la empresa.
¿Y la solución? Tecnología
Perseguir facturas no debería ser un trabajo humano. Es una tarea repetitiva, que sigue siempre los mismos pasos y que, si se hace a mano, termina generando errores y desgaste.
La alternativa es automatizar la recogida: que los sistemas se encarguen de localizar, descargar y organizar las facturas desde el primer momento. Así se eliminan duplicados, se reducen olvidos y se gana visibilidad sobre la información financiera de la empresa.
De esta forma, el cierre de trimestre deja de ser una carrera contrarreloj y los equipos pueden dedicar su energía a decisiones estratégicas, no a buscar documentos.
En Numerand creemos que esa es la forma en la que debe funcionar la gestión: sin persecuciones, sin huecos, con todo centralizado desde el origen.